内容証明の「1行20文字・1枚26行」をWordで一発書式設定する方法

「内容証明郵便を自分で作成しようと思ったが、Wordの設定がうまくいかない」「1行20文字に設定したはずなのに、印刷すると21文字になってしまう」

内容証明郵便（証明郵便）は、法的な意思表示を行うための重要なツールですが、その作成において最も高いハードルとなるのが「書式の厳格さ」です。郵便局の窓口では、内国郵便約款に基づき、文字数と行数を厳密に審査されます。「1文字でもオーバーしていれば受け付けない」という徹底ぶりです。

しかし、Microsoft Wordは高機能であるがゆえに、「見やすさ」を優先して文字間隔を自動調整する機能（プロポーショナルフォントや禁則処理）がデフォルトで働いてしまいます。これが原因で、画面上では揃っているように見えても、実際の文字カウントでは規定違反となり、郵便局で突き返されるケースが後を絶ちません。

この記事では、Windows版およびMac版のWordを使用して、内容証明郵便の黄金ルールである「1行20文字・1枚26行」を狂いなく一発で設定する方法を、初心者にも分かりやすく解説します。また、設定しても文字がズレてしまう「隠れた原因」とその対処法についても網羅します。

そもそもなぜ「Wordの初期設定」ではダメなのか？

設定手順に入る前に、なぜWordをそのまま使ってはいけないのか、敵（Wordの自動機能）を知っておきましょう。これを知らないと、何度設定し直しても同じミスを繰り返します。

内容証明郵便の「文字カウント」ルール

郵便規則では、横書きの内容証明について以下の制限を設けています。

• 1行の文字数：20文字以内（26文字以内も可だが、20文字が一般的かつ安全）
• 1ページの行数：26行以内
• カウント方法：記号（％、＋）、括弧、句読点もすべて1文字。半角文字も1文字扱い。

Wordの「親切機能」が仇になる

Wordには、文章を美しく見せるために以下の機能が備わっていますが、これらが内容証明作成においては「お節介」となります。

• プロポーショナルフォント：「MS P明朝」のように、文字によって幅を変える機能。「i」は狭く、「W」は広く表示されるため、1行の文字数がバラバラになります。
• 禁則処理：行末に「。」や「、」が来ないよう、勝手に前の行に詰め込んだり、次の行に送ったりする機能。これにより、1行が21文字になったり19文字になったりします。
• カーニング（文字詰め）：英数字の隙間を自動で詰める機能。これも文字数オーバーの原因です。

これらをすべて「オフ」または「固定」にしない限り、正確な原稿は作れません。

【Windows版】Wordで「1行20文字×26行」を一発設定する手順

では、具体的な設定手順を解説します。順を追って操作してください。

Step 1：余白の設定（まず枠を決める）

文字数設定の前に、用紙の余白を確保します。内容証明は文字数が少ないため、余白を広めにとるのが一般的です。

Step 2：フォントの設定（等幅フォントにする）

これが最重要ポイントです。必ず「等幅フォント」を選びます。

Step 3：文字数と行数の指定

いよいよ本丸の設定です。

Step 4：グリッド線の設定（目視確認用）

画面上で20文字のマス目が見えると、ミスを防ぎやすくなります。

Step 5：段落設定（禁則処理の無効化）

最後に見えない罠「禁則処理」を解除します。

【Mac版】Wordでの設定方法（Windowsとの違い）

Mac版のWordでも基本は同じですが、メニューの場所やフォント名が異なります。

Mac版の設定フロー

1. メニューバーの「フォーマット」→「文書のレイアウト」をクリック。
2. 「文字数と行数」タブを選び、「文字数と行数を指定する」を選択。
3. 文字数を「20」、行数を「26」に設定。

Macユーザー特有の注意点：ヒラギノフォント

Macの標準フォントである「ヒラギノ明朝 ProN」などは非常に美しいですが、プロポーショナル的な挙動をすることがあります。安全を期すなら、Macに標準搭載されているWindows互換フォントを使用するのが無難です。

• 推奨フォント：「MS 明朝」（MacにOfficeを入れるとインストールされます）
• 避けるべきフォント：「Helvetica」などの欧文フォント、名前に「P」がつくフォント。

設定しても「文字数がズレる」時の原因と対処法

「完璧に設定したはずなのに、印刷してみたら1行に21文字入っていた」「行末がガタガタになる」というトラブルは頻発します。その原因と解決策をまとめました。

原因1：半角英数字を使っている

内容証明において、半角の「1」も全角の「１」も、郵便局では同じ「1文字」としてカウントされます。
しかし、Word上では半角文字は「0.5文字分」の幅しか取らないことが多く、1行に詰め込まれてしまいます。

【対処法】
文書内の英数字・記号は、すべて「全角」で入力してください。 「100,000円」→「１００，０００円」 こうすれば、Wordのマス目と郵便局のカウントが完全に一致します。

原因2：インデント（字下げ）が入っている

段落の最初にスペースを入れたり、Tabキーでインデントを行ったりすると、設定した文字数グリッドからズレることがあります。

【対処法】
段落設定の「インデントと行間隔」タブで、インデントが「0字」になっているか確認してください。内容証明では、段落初めの1字下げは必須ではありません（下げても1文字消費とみなされるだけです）。

原因3：行末のスペースが見えていない

行末に不要なスペースが入っていると、画面上では見えなくても、郵便局員によっては「ここに文字（空白）がある」とみなしてカウントする場合があり、トラブルの元です。

【対処法】
編集記号の表示（¶ボタン）をオンにして、不要なスペースが紛れ込んでいないか確認しましょう。

完成後の最終チェックと印刷・製本ルール

画面上で完成したら、いよいよ印刷です。ここでも最後の落とし穴があります。

1. 試し印刷をして定規で測る？

いいえ、定規で測る必要はありませんが、「指差し確認」で文字数を数えてください。
特に、数字やアルファベットが含まれる行、括弧が多い行は、目視で「1、2、3…20」と数えます。もし21文字になっていたら、どこかに半角やプロポーショナルフォントが残っています。

2. 3部作成する（正本・謄本）

内容証明は同じものが3通必要です。

• 相手に送る用（正本）
• 郵便局保管用（謄本）
• 自分保管用（謄本）

Wordで作成したら、そのまま3部印刷すればOKです。コピーでも構いませんが、印鑑はすべて「朱肉」で直接押す必要があります。

3. 複数枚になる場合の「契印（割印）」

枚数が2枚以上になる場合は、ホッチキスで留めた後、ページのつなぎ目にハンコを押します（契印）。
これは3部すべてに行います。これを忘れると窓口で受け付けてもらえません（その場で押せばOKですが、印鑑を忘れるとアウトです）。

4. 訂正がある場合のルール

印刷後に誤字を見つけた場合、Wordで直して再印刷するのが一番きれいですが、手書きで訂正することも可能です。
その場合、以下の厳格なルールがあります。

• 該当箇所を二重線で消し、近くに正しい文字を書く。
• 欄外（余白）に「〇字削除 〇字加入」と書き、そこに印鑑を押す。

この訂正ルールは非常に複雑で、素人がやると間違えやすいため、「間違えたら再印刷」を強くおすすめします。

よくある質問（Q&A）

まとめ：設定さえクリアすれば内容は怖くない

内容証明郵便の作成において、Word設定は最初の難関ですが、一度正しく設定してしまえば、あとは中身（文章）に集中できます。

【設定の極意まとめ】

1. 余白を広めにとる（上下左右30mm）。
2. フォントは「MS 明朝（等幅）」にする。
3. 「禁則処理」と「句読点のぶら下げ」をオフにする。
4. 英数字はすべて「全角」で入力する。

この4点を守れば、郵便局の窓口で「文字数が合いませんね…」と気まずい空気になることはありません。堂々と提出し、あなたの正当な権利を主張してください。