内容証明は自分で書ける？あなたも出せる「内容証明の書き方の基本ルール」
ペリーフカサワ
内容証明郵便とは何か？
内容証明郵便とは、郵便局が「誰が」「いつ」「どのような内容の文書を」相手に送付したかを証明してくれる郵便サービスです。特に法律上のトラブルや債権の督促、契約解除などの重要な連絡手段として広く活用されています。内容証明は、ただ「送った」だけでなく、「内容自体」も証明されるため、後々の争いを未然に防ぐ効果があります。
内容証明が選ばれる理由
内容証明郵便の最大のメリットは、文書を送付したこととその内容が証拠として残る点です。例えば、口頭やメールでは「言った・言わない」のトラブルになることがあります。しかし、内容証明を使えば、法的にも確かな意思表示が成立し、訴訟の場でも証拠として扱われる可能性が高くなります。また、相手に心理的な圧力を与える効果もあり、支払い督促や契約解除の意思を相手に強く伝えることができます。
内容証明郵便の書式ルール
内容証明には、文書の内容だけでなく、形式にも細かな決まりがあります。これを守らないと郵便局で受付ができなかったり、証拠としての効力が低下する可能性があります。
用紙・文字数の決まり
用紙サイズ： A4またはB5
行数制限： 1ページ26行まで
文字数制限： 1行20文字以内
記載方式： 手書き・ワープロどちらでも可
横書き・縦書きのどちらでも対応可能ですが、世間一般では横書きのほうが主流です。また、句読点や数字、アルファベットの使用は可能ですが、機種依存文字や絵文字などは使用できません。
間違いや修正の扱い
内容証明に修正機を使用することはできません。誤字脱字が見つかった場合は、最初から書き直す必要があります。パソコンで作成する場合でも、出力後の調整には十分注意し、複数枚の印刷ミスも避けたいところです。
内容証明文書の構成と書き方
内容証明は、法律文書の一種として扱われるため、形式に沿った構成を守る必要があります。以下は一般的な構成の順序です。
①タイトル（件名）
文書の冒頭にタイトルを記入します。例えば：
- 債務督促書
- 契約解除通知書
- 損害賠償請求書
②相手方の情報
相手の住所と氏名（法人の場合は会社名と代表者名）を正確に記載します。
③差出人の情報
差出人の住所・氏名を明記し、押印します。印鑑は認印で問題ありませんが、シャチハタは不可です。
④日付
文書の作成日を記載します。発送日と異なる場合でも構いませんが、可能であれば一致させるのが望ましいです。
⑤本文
本文には以下の項目を含めるのが基本です：
- 発生した事実や経緯の説明
- 法的根拠（必要に応じて）
- 告知事項・請求事項
- 対応期限の明記
本文例の書き方ポイント
内容証明では、感情的な文言ではなく、客観的かつ冷静に事実と要求を伝えることがポイントです。以下の点に注意して記述しましょう：
- 箇条書きで整理すると読みやすい
- 具体的な日付や金額を明示する
- 要求の期限を明確に示す
- 法的根拠がある場合は簡潔に触れる
Q. 内容証明は手書きでも問題ありませんか？
A. 手書きでも全く問題ありません。ただし、判読できない字は避け、読みやすさを意識しましょう。
内容証明の送付手順
内容証明の文書が完成したら、次は送付手続きを行います。送付には以下の準備が必要です。
必要な書類と手数料
- 原本1通＋謄本2通の計3通を準備
- 封筒（宛名を記載しておく）
- 手数料：内容証明440円、書留料435円、配達証明320円（任意）など
送付の流れ
- 文書を作成して3通のコピーを用意
- 封筒に相手の住所氏名を書いて郵便局に持参
- 郵便局で受付し、手数料を支払う
- 内容証明の控えを受け取って完了
内容証明を専門家に依頼するメリット
内容証明は自分で作成して送付することもできますが、法的な表現や書式の細かいルールを考えると、専門家である行政書士や弁護士に依頼するのが安心です。特に、内容に法的な根拠が絡む場合、書き方一つで伝わり方が変わることもあります。
まとめ：内容証明は正確さと冷静さが鍵
内容証明郵便は、ただの「通知」ではなく、しっかりと法的な意思を伝えるための重要な手段です。形式を守りながら、事実や意図を整理し、相手方に誤解なく伝えることが求められます。自分で作成することは可能ですが、不安がある場合は専門家に依頼することも重要な選択肢の一つです。