【追加費用を払わせる】仕様変更で泣き寝入りしない！内容証明で「正当性」を堂々主張

「仕様変更を頼まれたのに、追加料金は払えないと言われた…」 「対応はしたが、費用は後でと言われて、そのまま無視されている…」

特に中小企業やフリーランスは、 追加費用が発生しているのに泣き寝入りするケースが後を絶ちません。

しかし実務では、仕様変更があれば費用増は当然であり、契約上の権利として堂々と請求できます。

この記事では、仕様変更に関する追加費用を確実に支払わせる方法を、法的根拠・証拠化・内容証明の戦略から徹底解説します。

仕様変更＝追加費用が発生するのは当然

契約上の基本原則

契約で定めた業務範囲を超える依頼は、追加契約が必要です。 民法でも、相当の対価を請求できると明記されています。

• 業務の増加
• 納期の短縮
• 設計・仕様の変更
• 成果物の追加作成

「善意のサービス」は危険

善意で対応し続けると、相手は「タダでできる」と誤解します。

なぜ支払ってもらえないのか？よくある言い訳

①「追加費用なんて聞いていない」

事前説明不足を突いてくるパターン。

②「サービスでしょ？」

線引きを曖昧にする相手に多い。

③「予算がないから、後で払う」

後ほどトラブル化しやすい危険信号。

仕様変更を「証拠化」する3ステップ

STEP1｜変更指示の記録

• メール
• チャット
• 議事録
• 仕様書更新履歴

STEP2｜工数増加を数値化

前後比較、増加理由、見積根拠を提示。

STEP3｜同意の可視化

小さな変更でも、合意の積み重ねが力になります。

内容証明で追加費用の正当性を突きつける

内容証明が果たす役割

• 変更の事実と費用の根拠を公的証拠化
• 支払い期限と未払時の措置を明示
• 交渉のフェーズを変え、無視を封じる

送付前の準備チェック

• 契約書・約款の確認
• 仕様変更指示の記録
• 追加費用計算根拠
• 納品状況のエビデンス

よくある悪質ケースと対処

①後でまとめて払うと言っていたが音信不通

すぐに内容証明 → 法的手続へスムーズ。

②事業者が変更点を認めない

指示・成果物・履歴を時系列で提示 → 説得力UP。

③クレームを理由に減額要求

改善依頼があれば、その分の追加費用算定へ。

交渉で押さえるべき3つの視点

①相手にとってのメリット

品質向上・納期短縮など、追加効果を示す。

②支払いの現実性

分割・期日調整などで応じやすく。

③期限と手続の明確化

曖昧さを残さない。

失敗しないための注意点

事後報告の一方的通知はNG

事前説明で誤解を防ぐ。

感情をぶつけない

論理で攻める方が回収率は高い。

送付後はすぐ次の手へ

期限経過後の行動が勝敗を分けます。

追加費用は、あなたの労力そのものです。 権利を守る行動で、健全なビジネスを築きましょう。