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内容証明の厳格な「書式ルール」を完全理解する

テンプレートを使う前に、なぜそのような設定になっているのか、日本郵便が定めたルール（内国郵便約款）を知っておく必要があります。これを知らないと、テンプレートを使っても入力ミスで規定違反になるリスクがあります。

文字数と行数の制限（横書きの場合）

内容証明郵便には、縦書きと横書きがありますが、現在はビジネス文書として一般的な「横書き」が主流です。横書きの場合の制限は以下の通りです。

• 1行の文字数：20文字以内（26文字以内も可だが、20文字が一般的）
• 1枚の行数：26行以内（20字×26行＝最大520文字）

一般的には「1行20文字 × 26行以内」で作成するのがセオリーです。これを超えると、郵便局の係員が文字数をカウントする際に手間取り、審査時間が長引く原因になります。

文字としてカウントされるもの・されないもの

「20文字以内」というカウント方法は独特です。

• 記号（、。％＋など）：すべて1文字としてカウントします。
• 半角文字：Word上では半角でも、郵便局では「1文字」として扱われます。つまり、「10,000円」は半角で書いても「1」「0」「,」「0」「0」「0」「円」で7文字消費します。
• カッコ：鍵括弧「」や丸括弧（）も、それぞれ1文字です。

使用できる文字種

使える文字も決まっています。普段使わない特殊記号や環境依存文字は避けましょう。

• ひらがな、カタカナ
• 漢字
• 数字（算用数字、漢数字どちらも可）
• 一般的な記号（括弧や句読点）
• 英字（固有名詞など、どうしても必要な場合のみ可）

※英字は、氏名や会社名、商品名などに含まれる場合に限られます。本文を英語で書くことは原則できません（欧文内容証明という別サービスになります）。

自分で設定する場合のWord操作手順（完全マニュアル）

テンプレートを使わず、自分で一から設定したい場合や、手持ちの文書を修正したい場合の手順を解説します。Windows版Wordを想定しています。

1. ページ設定を開く

Wordの「レイアウト」タブから「ページ設定」の右下にある小さな矢印をクリックして、詳細ダイアログを開きます。

2. 「文字数と行数」タブの設定

ここが最重要ポイントです。

• 文字方向：「横書き」を選択。
• 文字数と行数の指定：「文字数と行数を指定する」にチェックを入れる。
• 文字数：「20」
• 行数：「26」

※ここでフォントの設定ボタンを押し、フォントを「MS明朝」などの等幅フォント、サイズを「10.5pt」～「12pt」に設定しておくとズレにくくなります。

3. フォントの選択（等幅フォントを使う）

「MS P明朝」や「メイリオ」などのプロポーショナルフォント（文字ごとに幅が違うフォント）は絶対に使ってはいけません。
「i」や「l」などの幅が狭い文字が入ると、1行に20文字以上入ってしまい、郵便局で「この行、22文字ありますね」と指摘される原因になります。
必ず「MS 明朝」や「MS ゴシック」（Pがつかないもの）を選んでください。

4. 禁則処理の無効化

段落設定を開き（ホームタブの段落グループ右下の矢印）、「体裁」タブを選択します。
「禁則処理を行う」のチェックを外します。また、「句読点のぶら下げを行う」のチェックも外します。
これにより、1行20文字のマス目に機械的に文字が配置されるようになり、カウントミスを防げます。

内容証明の書き方ガイド（テンプレート入力のコツ）

ダウンロードしたテンプレートや、設定したWordファイルに文章を入力していく際の実務的な注意点です。

① 表題（タイトル）

「通知書」「請求書」「催告書」「内容証明書」などが一般的です。表題も行数に含まれます。

② 受取人と差出人の記載

本文の最初か最後に、受取人（相手）と差出人（自分）の住所・氏名を記載します。

• 受取人：（住所）東京都〇〇区……　（氏名）〇〇 〇〇 殿
• 差出人：（住所）大阪府〇〇市……　（氏名）〇〇 〇〇 ㊞

ここで重要なのは、「封筒に書く住所・氏名と、本文中の住所・氏名は、一字一句完全に一致させる」ことです。
「1-2-3」と「1丁目2番3号」の違いであっても、不一致とみなされる場合があります。必ず統一してください。

③ 本文の書き方

前文（時候の挨拶など）は不要です。文字数の無駄遣いになるため、いきなり「私は、貴殿に対し～」と本題に入ります。

• 事実関係（いつ、いくら貸したか等）
• こちらの要求（〇月〇日までに支払え等）
• 要求に応じない場合の措置（法的手段を取る等）

これらを簡潔にまとめます。

④ 差出人のハンコ

差出人の氏名の横（または下）に印鑑を押します。実印である必要はなく、認印で構いませんが、シャチハタは不可です。三文判を使いましょう。
※Word上で電子印鑑画像を貼り付けても、郵便局では認められません。必ず印刷後に朱肉で押印してください。

完成後のチェックと郵便局への持ち込み手順

Wordでの作成が終わったら、印刷して郵便局へ行く準備をします。

1. 同じものを「3通」印刷する

内容証明郵便は、以下の3通が必要です。

1. 受取人へ送る用（正本）
2. 郵便局が保管する用（謄本）
3. 差出人が保管する用（謄本）

これらは全く同じ内容でなければなりません。Wordで作成したら、部数を「3」にして印刷します。

2. 複数枚になる場合の「契印（割印）」

もし本文が長くなり、用紙が2枚以上になった場合、ホッチキスで綴じ、その継ぎ目に「契印（けいいん）」を押す必要があります。
これは差出人のハンコと同じものを使います。3通すべてに契印が必要です。

3. 文字数・行数の最終カウント

印刷した紙を見て、指差し確認で文字数を数えます。特に半角数字や記号が混ざっている行は入念にチェックしてください。
不安な場合は、余白部分に鉛筆で「20字」「15字」などとメモ書きしておくと、郵便局員がチェックしやすくなります（メモは後で消します）。

4. 封筒の準備（封はしない！）

封筒には、受取人と差出人の住所・氏名を書きます。前述の通り、本文の記載と完全に一致させてください。
そして、絶対に封をしてはいけません。郵便局の窓口で、局員が中身を取り出してチェックするためです。

電子内容証明（e-内容証明）を使う場合の注意点

ここまで「郵便局の窓口に出す紙の内容証明」について解説してきましたが、インターネットから24時間発送できる「e-内容証明」を利用する場合は、ルールが全く異なります。

Wordの設定が異なる

e-内容証明の場合、日本郵便が指定する専用のWord設定に従う必要があります。

• 用紙サイズ：A4
• 余白：上15mm以上、下75mm以上、左20mm以上、右20mm以上
• 文字数制限：なし（ただし、システムが自動挿入する管理情報のスペースを空ける必要がある）

従来の「1行20文字」という制限はありませんが、余白の取り方がシビアです。また、使用できるフォントや文字種にもシステム上の制限があります。
今回配布しているテンプレートは「窓口差し出し用」ですので、e-内容証明にはそのまま使えません（修正が必要です）。

e-内容証明のメリット

• 24時間いつでも出せる。
• 「3通印刷」や「封筒準備」の手間がない（Wordファイルをアップロードするだけ）。
• 文字数計算のミスで却下されるリスクがない（システムが自動チェックする）。

Wordの操作に慣れている方であれば、窓口に行くよりもe-内容証明の方が圧倒的に楽でおすすめです。

内容証明テンプレートに関するQ&A

まとめ：テンプレート活用で「形式不備」を防ごう

内容証明郵便は、中身（法的な主張）も重要ですが、それ以前に「形式（ルール）」をクリアしなければ相手に届けることすらできません。

• 基本ルール：1行20字×26行（横書き）。
• Word設定：等幅フォントを使い、禁則処理をオフにする。
• 確認：封筒と本文の住所氏名の一致、印鑑の押し忘れ、3通の用意。
• e-内容証明：窓口用とは書式が違うので注意。

今回ご紹介したテンプレートや設定手順を活用すれば、郵便局の窓口で「書き直しですね」と言われて絶望することはなくなります。面倒な形式作成はサクッと終わらせて、肝心の内容（相手への請求や交渉）の検討に時間を使いましょう。

もし「自分で書く自信がない」「法的に有効な文章か不安だ」という場合は、形式だけでなく内容まで保証してくれる行政書士や弁護士への依頼を検討することも賢い選択肢です。