「自分で書ける！」内容証明の郵送方法から料金まで、全てわかる完全版

本稿は「内容証明郵便」を自分で準備し、郵便局で確実に差し出すまでの流れと費用、注意点を分かりやすく整理した実践ガイドです。専門用語を噛み砕き、よくある失敗を未然に防ぐポイントを中心に解説します。

内容証明郵便とは何か — 効力と目的

内容証明郵便は「差出人がどんな内容の文書を誰にいつ送ったか」を日本郵便が証明する制度です。主な目的は、相手に正式な意思表示を示すこと（支払い督促・契約解除・請求など）や、後の法的手続きで「送った事実」を証拠化することにあります。差出日や文面が後で争点となった場合に非常に有効です。

法律的な位置づけ

内容証明自体が自動的に「権利を発生させる」わけではありませんが、契約上の通知義務や催告義務を果たした証拠になります。弁護士や行政書士が作成・確認するとより安心ですが、自分で作成して差し出すことも可能です。

まず準備するもの（チェックリスト）

• 文書（原本）：A4推奨、同一内容の写しを3通用意
• 差出人・受取人の氏名・住所が確認できる情報（表記ゆれ注意）
• 本人確認書類（窓口で必要な場合あり）
• 切手代金（内容証明の基本料金＋書留などのオプション料金）
• 筆記具（窓口記入用）、封筒（郵便局で用意可）

写しは必ず「同一文書」を用意

内容証明は「同一内容を3通準備し、郵便局に提出する」ルールです。差出人用、受取人用、郵便局保管用のため、改行や表記、句読点まで一致している必要があります。ワープロで作るならPDF保存してから印刷し、行末のスペースや全角・半角の違いに注意しましょう。

書き方の基本（形式上の注意点）

文例は掲載しませんが、形式面での注意点は以下です。

1）宛先と差出人の書式

宛先・差出人は正確に。会社名や個人名の敬称も統一します。住所も番地の表記（丁目・番地の順）やマンション名の書き方に注意してください。

2）本文は簡潔に明確に

目的（請求・通知・解除等）、事実関係、要求内容、回答期限（ある場合）を明確に書きます。感情的な表現や曖昧な言い回しは避け、誰が読んでも意味が取りやすい言葉を選びましょう。

3）署名・押印

差出人の署名・押印は必ず入れます。法人の場合は代表者名と代表印（角印）を使うケースが多いです。押印がない場合、法的な有効性に争いが生じることがあります。

郵便局での差出し手順（窓口の流れ）

1. 窓口へ行く前の確認：平日・土曜の営業時間や必要書類を事前に確認。
2. 同一文書3通を用意：印刷ミスがあると受理されないことがあるので再確認。
3. 窓口で「内容証明で差し出したい」と伝える：郵便局員が専用の記録台帳に必要情報を記録します。
4. 書留や速達などオプションを選択：追跡や配達証明が必要かどうか検討。
5. 料金支払い→控え受領：受領書は証拠になりますので大切に保管。

窓口でよくある指摘

• 同一文書でない（字数や改行が違う） → 書き直し或いは修正要求
• 押印が無い → 指摘される可能性あり
• 封筒への入れ方（封緘の仕方） → 郵便局で指示あり

料金の内訳（代表的なパターン）

※2025年時点の一般的な構成を分かりやすく説明します（実際の金額は郵便局の最新案内を確認してください）。

実務でよく選ばれる付加サービスとその意味

配達証明

相手に文書が届いた事実（到達）を証明する追加サービス。訴訟で「到達」を主張したい場合に有力。

書留（一般書留）

文書の引渡しを記録するための基本サービス。追跡と受領者の署名を残すことができる。

速達

緊急性が高い場合に使用。到達日を早めたいときに選びます。

発送後の管理 — 保管・ログの残し方

• 窓口の受領証はスキャン/写真で保存（原本も保管）
• 発送した日付・相手住所・文書の目的を記録したメモを別途残す
• 配達状況は追跡番号で定期的に確認

よくある失敗と回避策

Q&A（よくある質問）

最後に：実践的なチェックリスト（差出し当日）

• 同一の文書が3通揃っているか
• 署名・押印が確実に入っているか
• 宛先・差出人の表記が正確か（公的書類と照合）
• 付加サービス（書留・配達証明・速達）を決めているか
• 窓口で受領書を受け取り、写真やスキャンで保管する

まとめ：内容証明は「送った事実」を強く残すための実務ツールです。書式や同一性のルールに従えば、ご自身でも差し出せますが、争いが大きい場合は専門家のチェックを入れると安心です。窓口での受領証や配達証明などのオプションを賢く使って、後で不利にならない形で手続きを進めましょう。

※本記事は一般的な解説を目的としたものであり、個別の法的助言ではありません。争いが予想される場合は弁護士や行政書士にご相談ください。