回答書とは、相手が送ってきた通知書・請求書・催告書など（内容証明を含む）に対して、 こちらの立場（認める／否認する／条件次第で応じる等）を書面で公式に表明する文書です。

• 目的：「受領した事実」＋「争点」＋「結論（対応方針）」を記録に残す
• 効果：後日の交渉・裁判になった場合でも、当時の立場を説明しやすい
• 注意：不用意な“自白”や曖昧な表現は、相手に有利な証拠として使われ得る

ポイントは、長く書かないこと。回答書は「作文」ではなく「争点整理の書面」です。

2-1 封筒・到着日の記録（ここが弱いと後で困ります）

• 封筒（外装）・同封物を写真で残す（宛名、差出人、消印、受付印など）
• 到着日・受領方法（手渡し／ポスト投函）をメモ
• 同封資料（契約書コピー、請求内訳等）があるなら欠落がないか確認

2-2 内容物の“読み方”（焦ると見落とします）

• 何を求めているか：支払、謝罪、差止、契約解除、回答期限など
• 期限：「◯月◯日までに回答」等の明記の有無
• 根拠：契約条項、出来事の日時、証拠の提示の有無
• 差出人：本人か代理人（弁護士等）か／連絡窓口はどこか

2-3 返信前に“絶対やらないこと”

「必ず回答書が必要」ではありません。ただし、内容証明は相手が“次の一手”を考えていることが多く、 無視が不利に働くケースもあります。迷ったら次の観点で整理します。

3-1 回答書を出した方がよい典型例

• 期限付きの請求（支払・回答期限）がある
• 高額請求、信用・営業に影響する主張（風評、差止、契約解除など）がある
• 相手が弁護士名で送付している／訴訟・仮処分等の予告がある
• 事実誤認が明らかで、放置すると既成事実化されそう

3-2 いったん“保留回答”が合理的な典型例

• 資料が手元にない／社内確認が必要で、期限までに判断できない
• 相手の主張が抽象的で、こちらが答える前に相手へ具体化を求めたい
• 交渉窓口（代理人の有無）を整理してから対応したい

※保留でも「受領したこと」「検討中であること」「回答予定日」は書面で残すのが安全です。

回答書は、基本的に“型”で十分です。むしろ、型に収めたほうが不要な失点を防げます。

4-1 回答書の基本テンプレ（見出し構成）

4-2 “短くするコツ”

• 争点は箇条書きで分ける（事実／法律評価／金額）
• 相手の主張を全文引用しない（必要部分だけ）
• 「反論」より「立場の明示」を優先（感情的な説教は逆効果）

4-3 安全な定型フレーズ例（丸写しOKの“骨格”）

※事実関係や金額等は必ず個別に調整してください。ここは“言い回し”の例です。

• 受領：貴殿（貴社）より令和◯年◯月◯日付通知書（内容証明郵便）を受領しました。
• 否認：通知書記載の主張は事実に反するため、当方はこれを認めません。
• 一部認容：通知書記載のうち、◯◯の点については認めますが、◯◯の点は認めません。
• 交渉：早期解決の観点から、条件次第では協議に応じる用意があります。
• 窓口：今後のご連絡は書面にてお願いいたします。

5-1 全面否認（争う）

全面否認は「何を否認するか」を明確にします。 例：事実（出来事自体）を否認／法的評価（責任の有無）を否認／金額（相当額）を争う、など。

• 否認対象を限定し、断定しすぎない（証拠精査前の断定は危険）
• 根拠は“必要最小限”で（長文の弁論は不要）
• 証拠があるなら「提出可能」で止め、全部さらさない（戦略的に）

5-2 一部認める（落とし所を作る）

一部認める場合は、認める範囲を曖昧にしないことが重要です。 「どこまでが事実」「どこからが評価」の線引きを意識しましょう。

• 認める事実を限定列挙
• 「謝罪＝法的責任の全面承認」にならないよう、表現を整える
• 金額や条件に言及するなら、清算条項（これで解決）まで見据える

5-3 和解提案（分割・減額・接触禁止など）

和解提案は「金額」だけでなく、再燃を防ぐ条件がカギになります。

• 支払：一括／分割（回数・期日・振込先）
• 相互：今後の連絡方法／接触禁止／口外禁止
• 最重要：合意後は追加請求しない等の“終わらせる条項”

6-2 “安全運転”の書き方チェック

• 書く前に、争点を3つ以内に圧縮できているか
• 日時・金額・相手方名などの客観情報に誤りがないか
• 相手の主張を“引用”しすぎていないか（こちらの文書が相手の台本になっていないか）
• 「認める」「謝罪」「支払う」の文言が必要以上に入っていないか

期限が短いときは、放置よりも“猶予のお願い”を先に出す方が安全です。 ここでも大事なのは「受領」＋「検討中」＋「回答予定日」です。

7-1 期限延長の定型フレーズ例

• 内容精査および関係資料の確認に時間を要するため、誠に恐縮ですが回答期限を令和◯年◯月◯日までご猶予いただけますようお願い申し上げます。
• 回答の齟齬を防ぐため、必要資料を整理のうえ書面にて回答いたします。

8-1 まず結論：重要度に比例して“記録が残る方法”へ

• 軽微：メール＋念のため郵送（控え保存）
• 通常：郵送（配達記録・簡易書留など）
• 重大：回答書も内容証明（いつ・何を言ったかを強く残す）

8-2 回答書を内容証明で返すべき場面

• 相手が内容証明で強い主張（解除、差止、訴訟予告等）をしている
• こちらも「立場表明」を明確に証拠化しておきたい
• 期限や到達が争点になりそう（いつ届いた／届いてない）

8-3 控え（証拠）の残し方

• 送った文書の最終版PDF
• 発送伝票・追跡番号・受領証
• 同封資料一覧（何を同封したかのメモ）

※「内容証明の手続は郵便局で行います。取扱局が限られるため、事前確認すると安心です。」

1. 到着記録と証拠保全（封筒・同封物・日時の記録）
2. 期限と要求内容の把握（何を、いつまでに、どうする？）
3. 事実確認と争点整理（3つ以内に圧縮）
4. 回答書は短く、型で（受領・立場・争点・連絡方法）
5. 重大案件は早めに専門家（放置が最大のリスク）

回答書は「言い負かす文章」ではなく、「争点を固定し、不要な失点を防ぐ文書」です。
冷静に、短く、記録が残る方法で対応することが、最短での収束につながります。

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