1-1 受取の記録を残す

封筒・外装は破らずに写真を撮影し、到着日を記録。ポスト投函で届いた場合も受取日時が分かる形で保存してください。

1-2 内容物の確認ポイント

• 差出人名（個人・法人）と住所
• 請求内容（何を要求しているか）
• 要求の期限や期日
• 証拠とされている事実の根拠（契約書の写しなど）

1-3 送達方法の確認

内容証明は送達方法（配達証明・簡易書留等）で法的評価や証拠力が変わることがあります。封筒や控えの記載を確認しましょう。

2-1 そのまま放置はリスクか？

請求の性質によります。法的措置の予告や差し止め・支払請求など重大な内容であれば、無視はリスクです。一方、単純な確認や事実誤認を直ちに解消できる場合は短い通知で済むこともあります。

2-2 判断の基準（チェックリスト）

• 請求の金額や法的影響の大きさ（高い→返信・専門家相談推奨）
• 差出人が弁護士か否か（弁護士名の記載は要注意）
• 提出期限の有無と期限の長さ（短い→迅速対応）
• 内部で事実確認が可能か（社内資料で対応可能なら返信を準備）

3-1 基本は冷静・簡潔・事実重視

感情的な言葉や不必要な主張は避け、事実と根拠に基づいて簡潔に記載します。主張がある場合は裏付けとなる証拠を示すことが重要です。

3-2 相手の主張を全面否定する場合

全面否認をする場合でも、単に「違います」と書くだけでなく、理由と証拠（日時、契約書の条項、領収書等）を示すことで信頼性が高まります。

3-3 一部認める／和解を検討する場合

支払や是正の意志がある場合は、条件（分割回数、期限、免責範囲など）を明確にし、相手に誤解を与えない表現にしましょう。

4-1 必須の基本構成

• 冒頭：日付、宛先、差出人（自分）
• 主文：受領の事実確認と要点の簡潔な表明
• 事実関係の整理：相手主張への応答（箇条書き可）
• 結論：今後の対応方針（争う／和解の意思等）
• 署名・連絡先：担当者名、連絡先（電話・メール）

4-2 表現上の注意（文言の例は載せません）

• 断定表現は慎重に：「証拠がない限り〜」など過度の断定は避ける
• 期限の確認：相手の期限に対するこちらの都合を明示する
• 誤解を招かない語調：曖昧な表現は後の争いの原因になる

5-1 送付手段の選び方

原則として書面で返信し、発送は記録が残る方法（配達記録・内容証明・簡易書留等）を選びます。重要度が高ければ、返信自体も内容証明で送る選択肢があります。

5-2 控えの保存

送付した文書の控え、発送伝票、郵便の控え（受領証）は必ず保存。電子メールで補足する場合は送信ログを保存してください。

5-3 第三者への提示

争いが大きくなる見込みがあるなら、弁護士や行政書士に控えを渡して相談し、証拠としての整理方法を指示してもらいましょう。

7-1 支払督促・請求書が来た場合

請求額の妥当性をまず確認。根拠が薄い・事実誤認があるなら事実関係を整理して応答。不誠実な請求には冷静な否認と証拠提示を。

7-2 解除・損害賠償請求が来た場合

契約の内容と履行状況を精査。重大な事実誤認や履行状況に争いがある場合、早期に専門家に相談するのが安全です。

7-3 急を要する仮処分や差止請求が示唆されている場合

短期間で強い不利益が生じる可能性があるため、受領後即日〜数日内に弁護士相談が必要です。

1. 到着記録と証拠保全（写真・控えの保存）
2. 請求内容の正確な把握（誰が何を要求しているか）
3. 内部での事実確認と初期判断
4. 返信方針の策定（否認／和解／要相談）
5. 専門家への相談（必要時）と送付証拠の保全

冷静に事実と証拠を整理することが、最も早く・確実に問題を収束させる近道です。