WEB内容証明（電子内容証明）ってどう？書き方と手続きの流れをやさしく解説

WEB内容証明とは？紙の内容証明との違い

「WEB内容証明」とは、郵便局が提供している電子版の内容証明サービス（電子内容証明）を使い、インターネット経由で内容証明郵便を差し出す方法のことです。紙の内容証明と同じように、「誰が・いつ・どのような内容の文書を送ったか」を郵便局が証明してくれますが、文書の作成や差出しをすべてオンラインで完結できる点が大きな特徴です。

相手に届くのは従来どおり紙の文書ですが、「送る側」がパソコンからデータを入力し、郵便局側でプリントアウトして相手に配達するイメージです。そのため、法的な効力は紙の内容証明と同じと考えて大丈夫です。ただし、使い方や画面表示が専門用語だらけで、郵便局HPだけではイメージが掴みにくいという声も多く聞かれます。

WEB内容証明を利用するシーン

例えば、仕事が忙しくて郵便局の窓口営業時間に行けない方、地方に住んでいて取扱郵便局が遠い方、複数の内容証明を継続的に送る事業者などには、WEB内容証明は非常に相性が良い方法です。一方で、「一度きりでいい」「IT操作が苦手」という方には、かえって負担になることもあります。

WEB内容証明のメリット

まずは、紙の内容証明にはないWEB内容証明ならではのメリットから整理してみましょう。

24時間いつでも差し出し手続きができる

最大の利点は、時間と場所を選ばずに手続きができることです。自宅や職場のパソコンから、夜間や土日祝日でも文書の作成・送信が可能です。締切ギリギリの交渉や、どうしても今日中に意思表示をしておきたい場面では、大きな安心感につながります。

郵便局に行かなくていい・待ち時間がない

紙の内容証明では、取扱いのある郵便局まで出向き、窓口で手続きをする必要があります。混雑していると30分以上待たされることも珍しくありません。WEB内容証明なら、窓口に並ぶ手間・移動時間・交通費がゼロになり、忙しいビジネスパーソンにとっては大きな時間短縮になります。

データで保存できるので管理が楽

WEB内容証明では、作成した文書や控えが電子データとして保存できます。PDF形式でダウンロードしておけば、紛失リスクが減り、あとから検索・再利用も簡単です。紙の控えをファイルで管理するよりも、案件が多い事業者にとっては圧倒的に効率的です。

レイアウトチェックをシステムが自動で行ってくれる

紙の内容証明では、「1行20字以内・1枚26行以内」といったレイアウトを自分で数えながら調整する必要があります。WEB内容証明では、システム側で自動的に行数・文字数を判定してくれるため、基本ルールさえ守っていれば細かい調整に悩まされることが減ります。

WEB内容証明のデメリット・難しいポイント

一方で、WEB内容証明には「便利そうだからと登録してみたが、途中で挫折した」という声も少なくありません。郵便局HPを見ただけではイメージしづらい、少し難しいポイントを整理しておきます。

アカウント登録と初期設定がややハードル高め

WEB内容証明を利用するには、まず専用サイトでアカウント登録を行い、住所・氏名・連絡先などの基本情報を設定します。さらに、料金支払いのためのクレジットカード情報登録なども必要になることが多く、「まず登録作業だけで疲れてしまう」という方もいます。

また、法人名義で利用したい場合は、担当者と会社情報の紐づけなど、紙の窓口手続きよりも情報登録が細かく感じられる場合があります。

システム画面と専門用語が分かりにくい

郵便局のWEB内容証明の画面は、どうしても「郵便事業の内部用語」が前提になっているため、初めて利用する一般の方には説明が回りくどく感じられます。例えば、

• 「差出人情報」「受取人情報」の登録順序が分かりづらい
• レイアウトの「様式」選択肢が多く、どれを選べばいいか迷う
• 書式エラーが出ても、何を直せばよいか説明が抽象的

など、画面上の言葉と自分の感覚がかみ合わないことが失敗の原因になりがちです。

文字数・行数・レイアウトのルール自体は紙と同じく厳格

WEB内容証明は便利ですが、そもそものルール（1行何文字まで、1枚何行まで、使用できる文字の種類など）は紙の内容証明と同じです。システムがエラー表示をしてくれるとはいえ、

• 改行位置によって意味が分かりにくくなる
• 長い数字や金額が途中で折り返されて読みにくくなる
• 全角・半角の混在で文字数カウントが変わる

といった問題は残ります。「機械的に通った＝読みやすい文書」とは限らない点が難しいところです。

パソコン環境・ブラウザ設定の影響を受ける

WEB内容証明は、ある程度新しいパソコンと安定したインターネット回線が前提です。ブラウザの設定によっては、

• ポップアップブロックが働いて画面が開かない
• 作成途中でセッションが切れて、最初からやり直しになる

といったトラブルも起こり得ます。IT操作に慣れていない人にとっては、これだけで大きなストレスになるでしょう。

法律内容までは自動チェックしてくれない

WEB内容証明のシステムは、あくまでも「形式上のルール」を確認してくれるだけで、文書の内容が法律的に妥当かどうかまではチェックしてくれません。例えば、

• 請求の根拠があいまいなまま送ってしまう
• 感情的な表現が多く、かえって紛争がこじれる
• 相手の受け取り方によっては名誉毀損等のリスクがある

といった文面でも、形式さえ合っていればシステムは受け付けてしまいます。「WEBで簡単に送れる＝内容も適切」というわけではない点が、実は一番の落とし穴です。

WEB内容証明の基本的な書き方と流れ

次に、WEB内容証明を使う場合の全体の流れと、文書の書き方のポイントを整理しておきます。ここでは、郵便局HPの説明で分かりにくくなりがちな部分を、できるだけ日常の言葉に置き換えて解説します。

ステップ1：事前準備（アカウントと環境確認）

この段階でつまずく方が多いので、初めて利用する場合は「登録だけの日」と「実際に文書を送る日」を分けておくと、精神的にもかなり楽になります。

ステップ2：文書の内容をWordなどで下書きしておく

WEB画面でいきなり文章を作り始めると、入力途中で操作ミスが起きたときにすべてやり直しになってしまいます。そこでおすすめなのは、

• まずはWordやテキストエディタで全文を作成しておく
• 一度プリントアウトして読み返し、誤字脱字や表現をチェックする
• 完成した文章をWEB内容証明の画面にコピー＆ペーストする

という手順です。「内容の検討」と「WEB画面の操作」を切り離すことで、焦らずに正確な文書を作りやすくなります。

ステップ3：WEB画面でレイアウトを整える

文章を貼り付けたら、システムが自動で行数やページ数を計算してくれます。ただし、改行位置や空白行の使い方によって、見え方がかなり変わります。

レイアウト調整のコツ

• 重要な部分の前後には1行空けて、視認性を高める
• 長すぎる一文は2〜3行で改行し、読みやすさを優先する
• 金額や期日はできるだけ1行の中に収まるよう工夫する

「システム上はOKでも、人間が読むとわかりにくい」状態になっていないか、プレビュー画面で必ず確認しましょう。

ステップ4：送信手続きと控えの保存

内容を最終確認したら、差出人・受取人の住所氏名を登録し、送信ボタンを押せば手続きは完了です。最後に、

• 控え（証明書）のPDFを必ずダウンロードして保存する
• 案件名や日付をファイル名に含め、あとから探しやすくしておく

といった「保存のひと手間」をかけておくと、数年後にトラブルが再燃したときにもすぐに証拠を取り出せます。

郵便局HPがわかりにくいと感じる理由と、その読み解き方

多くの方が口をそろえて言うのが、「郵便局のWEB内容証明の説明ページを読んでも、結局よくわからない」という感想です。その主な理由は次の3つです。

説明が「手続きの流れ」ではなく「機能の一覧」になっている

利用者が知りたいのは「何を、どの順番でやればよいか」ですが、公式サイトではどうしてもサービス仕様の説明が中心になりがちです。そのため、「今日初めて使う人」の目線と「郵便事業者の説明したいこと」のギャップが生じています。

専門用語の定義が一か所にまとまっていない

「様式」「謄本」「配達証明」など、初めての人には耳慣れない言葉があちこちに出てきます。用語集のページはあっても、実際の画面上では意味がリンクされていないため、読みながら調べる手間が多く、途中で疲れてしまうのです。

トラブル時の解説が簡略的

入力エラーや環境トラブルが起こった場合の説明が、「再度お試しください」「推奨環境を確認してください」といった一般論にとどまっていることも多く、具体的にどこをどう直せばよいのかが分かりにくいのも、ユーザーが感じるストレスの原因です。

WEB内容証明が向いている人・向いていない人

最後に、WEB内容証明と紙の内容証明を使い分ける際の目安を整理しておきましょう。

WEB内容証明が向いている人

• パソコン操作やネットサービスの利用に抵抗がない
• 内容証明を継続的に何通も送る予定がある
• 昼間に郵便局へ行く時間が取りにくい
• データで証拠を整理・保管したい

紙の内容証明（窓口）が向いている人

• 一度きりの利用で済みそう
• IT操作が苦手・パソコンをあまり使わない
• 窓口で人に確認しながら進めたい

まとめ：WEB内容証明は「便利だが、自己判断も求められる道具」

WEB内容証明は、時間・場所の制約を大きく減らし、ビジネスや日常トラブルの場面で非常に役立つツールです。一方で、アカウント登録やシステム操作、レイアウト設定など、紙の内容証明にはなかった「ITならではの難しさ」も含んでいます。また、どれだけ便利な仕組みであっても、法律的な内容までは自動でチェックしてくれない点は、紙の内容証明とまったく同じです。

「自分でWEB内容証明を書いてみたいけれど不安もある」という方は、文面だけ専門家にチェックしてもらう、最初の1通だけは代行してもらって操作に慣れてから自分でやってみる、といった段階的な利用方法もおすすめです。